Tutoriel – comment authentifier un document

Publié Vendredi, 5 juillet 2019

L’authentification d’un document est une étape cruciale du processus canadien d’authentification et de légalisation. Le processus d’authentification des documents, également appelé processus apostille, est utilisé pour vérifier l’authenticité des documents canadiens afin qu’ils puissent être officiellement reconnus dans un autre pays. Ce tutoriel expliquera comment authentifier un document canadien, que ce soit par la poste, en personne ou à l’aide d’un service d’authentification et de légalisation.

À propos du processus d’authentification et de légalisation des documents

Le processus d’authentification et de légalisation des documents comporte trois étapes. La première étape consiste à préparer vos documents en vue de leur traitement. Cela peut impliquer:

  • notarier les documents
  • faire ce qu’on appelle des copies certifiées conformes
  • fournir des pièces justificatives
  • obtenir une traduction

Lors de la préparation de vos documents, vous devrez répondre aux exigences définies par Affaires mondiales Canada pour l’authentification des documents (voir étape 2). Vous devrez également répondre aux exigences spécifiques de l’ambassade ou du consulat qui légalisera vos documents (voir l’étape 3). Lisez ici pour plus d’informations sur la préparation de vos documents pour le processus d’authentification et de légalisation.

La deuxième étape consiste à soumettre vos documents à Affaires mondiales Canada pour authentification. Nous parlons de cette étape plus en détail ci-dessous.

La troisième étape est la légalisation par l’ambassade ou le consulat du pays où vous devez présenter vos documents. Le personnel consulaire examinera vos documents et confirmera qu’ils ont d’abord été authentifiés par Affaires mondiales Canada. Ils veilleront également à ce que vos documents répondent aux exigences spécifiques de cette ambassade ou de ce consulat. S’ils sont satisfaits que vos documents répondent à tous les critères, ils apposeront un cachet ou un autocollant directement sur les documents, confirmant leur légalisation. Voici plus d’informations sur la légalisation de votre document.

Comment authentifier un document canadien

L’authentification des documents est effectuée par Affaires mondiales Canada. Plus précisément, l’authentification des documents est effectuée par le département JLAC d’Affaires mondiales Canada, à Ottawa. Le personnel du JLAC examine d’abord votre document afin de s’assurer qu’il répond à ses spécifications. De nombreux documents devront d’abord être notariés avant que le JLAC les authentifie. Il existe des exceptions pour certains documents tels que les certificats civils et les vérifications de casier judiciaire certifiées délivrées par la GRC. Si tout ou partie de votre document est dans une langue autre que l’anglais ou le français, vous devrez faire traduire le document par un traducteur agréé. Une fois satisfait que vos documents répondent à leurs exigences, ils apposent un grand tampon rouge directement sur chaque document, confirmant ainsi son authentification.

Vous avez trois options

Vous avez trois options pour soumettre vos documents pour authentification.

Votre première option consiste à poster vos documents pour le traitement. Le site Web du JLAC fournit leur adresse et leurs instructions. Si vous envoyez vos documents par la poste, vous devrez inclure un formulaire de demande d’authentification dûment rempli (disponible sur leur site Web) une enveloppe de  retour pré-payé et auto-adressé.

L’inconvénient de cette option est que JLAC prendra beaucoup de temps à traiter vos documents. Vous devez compter sur une authentification prenant au moins trois semaines, ou plus. L’autre inconvénient est qu’il y a une erreur dans la façon dont vous avez préparé vos documents. Si cela se produit, vous obtiendrez peu ou pas de réactions sur ce qui ne va pas et comment le corriger.

Votre deuxième option consiste à soumettre vos documents en personne à Affaires mondiales Canada. Le service JLAC traitera les documents soumis en personne pendant que vous attendez. C’est une excellente option si vous habitez dans la région d’Ottawa. Le site Web du JLAC (lien ci-dessus) donne leur adresse et les heures d’ouverture.  Ils ne sont pas ouverts le vendredi. Cependant, si vous n’êtes pas dans la région d’Ottawa, l’inconvénient de cette option est évident: il vous en coûtera le temps nécessaire pour vous rendre à Ottawa.

Votre troisième option consiste à faire appel à un service spécialisé dans la procédure d’authentification et de légalisation. Chez Internation Documents Canada (IDC), nous sommes spécialisés dans le traitement rapide et précis des documents de nos clients. Nous retournons vos documents authentifiés et légalisés en quelques jours au lieu de plusieurs semaines. Nous travaillons avec vous pour préparer vos documents en veillant à ce que tout soit bien fait du premier coup. Nous gérons le processus d’authentification et de légalisation à votre place.

Combien coûte l’authentification de document?

Affaires mondiales Canada ne charge pas pour l’authentification des documents. Si vous postez vos documents ou les soumettez en personne, aucuns frais ne vous seront facturés. Si vous utilisez un service expert tel que IDC, il y aura des frais de services.  Lorsque vous nous contactez, nous répondrons à toutes vos questions sur le processus d’authentification et de légalisation, expliquerons clairement vos options et vous fournirons un devis détaillé afin que vous disposiez des informations dont vous avez besoin pour faire un choix.

Authentification provinciale

Dans certains cas, il est possible de faire authentifier vos documents par une autorité provinciale plutôt que par Affaires mondiales Canada. Chaque province du Canada a un ministère désigné qui authentifie les documents. Cependant, toutes les ambassades et consulats n’acceptent pas les documents authentifiés par les provinces. Avant de considérer l’authentification provinciale, vous devez déterminer quel type d’authentification sera accepté par l’ambassade ou le consulat pour légaliser vos documents.

Comment obtenir plus d’informations?

Notre site Web a beaucoup d’informations sur le processus d’authentification et de légalisation des documents et est un excellent point de départ. Le site Web d’Affaires mondiales Canada mentionné ci-dessus contient également des informations. Ou mieux encore, contactez notre personnel accueillant – aucune pression et aucune obligation! Nous serions heureux d’expliquer vos options et de répondre à vos questions. Contactez-nous sans frais au 1-888-433-1011 ou envoyez-nous notre formulaire rapide et nous vous contacterons rapidement.

Contactez nous

1-888-433-1011Sans frais en Amérique du Nord

00+1+613-701-0533Hors de l'Amérique du Nord

info@idocscanada.caEnvoyez-nous un e-mail