Pourquoi utiliser un service Apostille?

Publié Vendredi, 16 août 2019

Dans notre monde de plus en plus mobile et mondialisé, il existe une demande croissante de documents apostillés. Le processus d’apostille peut être déroutant, frustrant et peut prendre du temps à naviguer efficacement. Si vous avez besoin des documents apostillés pour une utilisation dans un autre pays, vous avez toujours la possibilité de faire appel aux services d’une entreprise qui gère de manière experte le processus d’apostille pour ses clients. Cet article examine les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’un service expert d’apostille et répond à la question «pourquoi utiliser un service apostille?

Qu’est-ce qu’un service apostille fait pour vous?

Le processus d’apostille canadien comporte trois étapes. Un service apostille vous assistera avec la préparation de vos documents (étape 1), ensutie se chargera du reste du processus (étapes 2 et 3) en votre nom.

Étape 1Vous aide à préparer vos documents en vue de leur traitement. Affaires mondiales Canada des exigences spécifiques pour pouvoir authentifier vos documents (étape 2 ci-dessous). Chaque ambassade et consulat définit ses propres exigences à respecter avant de légaliser vos documents (étape 3 ci-dessous). Pour répondre à ces exigences, il peut être nécessaire de notarier vos documents, de faire une copie certifiée conforme et de fournir des pièces justificatives. Si vos documents ne sont ni en anglais ni en français, ils devront être traduits par un traducteur agréé. Un service apostille analysera votre situation spécifique pour identifier la préparation requise et travaillera avec vous pour que tout soit en ordre.

Étape 2Authentification de vos documents à Affaires mondiales Canada. La deuxième étape du processus d’apostille canadien consiste à soumettre vos documents à Affaires mondiales Canada à Ottawa pour qu’ils soient authentifiés. Un service d’apostille aura une équipe sur place à Ottawa pour soumettre vos documents à Affaires mondiales Canada en personne. Cela économise de nombreuses semaines de traitement par rapport à l’envoi de vos documents par la poste. Dès que les documents de nos clients arrivent à notre bureau d’Ottawa, nous les examinons pour nous assurer que tout est en ordre, ensuite nous les transmettons immédiatement à Affaires mondiales Canada.

Étape 3Légalisez vos documents auprès de l’ambassade ou du consulat approprié. Une fois vos documents authentifiés par Affaires mondiales Canada, le service d’apostille les soumettra à l’ambassade ou au consulat compétent pour légalisation. Certaines ambassades et consulats légalisent les documents le même jour et certains prennent plusieurs semaines. Votre service apostille devrait avoir une idée précise du temps que cette ambassade ou ce consulat mettra à traiter vos documents. Votre service apostille devrait également entretenir des relations étroites avec le personnel consulaire des ambassades et consulats concernés afin de garantir un traitement sans heurts pour le compte de leurs clients.

Lorsque le processus est terminé et que vos documents sont apostillés, le service apostille expedira vos documents traités à l’adresse qui vous convient le mieux.

Qu’est ce qu’il est impliqué si je veux apostiller mes documents moi-même?

Nous avons préparé une infographie pour répondre à cette question – cliquez ici! Cette infographie vous présente un organigramme détaillé à utiliser pour naviguer le processus apostille canadien.

Les avantages d’utiliser un service apostille ?

L’utilisation d’un service apostille présente les avantages suivants:

Rapidité – En veillant à ce que vos documents soient correctement préparés la première fois et en les présentant personnellement à Affaires mondiales Canada, ainsi que dans les ambassades et consulats concernés, nous pouvons vous renvoyer les documents traités en une journée.  Si vous envoyez vos documents à Affaires mondiales Canada par la poste, vous devrez attendre 3 à 5 semaines pour que vos documents soient authentifiés. Et vous aurez toujours besoin de faire légaliser vos documents.

Certitude – Nous sommes souvent approchés par des personnes qui ont tenté d’apostiller leurs documents et ont rencontrés des obstacles et des frustrations. Les trois principaux problèmes dont nous entendons parler lorsque vous naviguez seul le processus d’apostille sont les suivants:

  • Identification incorrecte de la voie de l’apostille qui s’applique à votre situation spécifique.
  • Incapacité à trouver les informations nécessaires pour la légalisation d’un document auprès de l’ambassade ou du consulat spécifié.
  • Confusion quant à la préparation des documents et aux documents justificatifs nécessaires.

Malheureusement, si vous faites une erreur en essayant de faire apostiller un document, le processus devra généralement être recommencé. Obtenir des informations de base sur les raisons pour lesquelles vos documents ont été refusés au traitement pose souvent un problème.

Une entreprise experte en apostille travaillera directement avec vous pour identifier le parcours d’apostille spécifique qui s’applique à vos documents et disposera des informations les plus récentes sur les exigences de chaque ambassade ou consulat. Les entreprises d’expertise apostille auront également une grande expérience en travalaillant avec leurs clients, Affaires mondiales Canada, ainsi avec les ambassades et consulats, afin de résoudre rapidement tous les problèmes rencontrés. Chez International Documents Canada, nous suivons activement l’évolution des besoins de plus de 200 missions diplomatiques. Notre personnel déplacera des montagnes pour résoudre rapidement tous les problèmes liés au processus d’apostille. Comme nous gérons le processus d’apostille pour des milliers de clients chaque année, nous savons comment éviter les nombreux pièges qui peuvent faire dérailler l’obtention d’un apostille canadien.

Économisez votre temps précieux – Nos clients qui ont déjà essayé de naviguer le processus d’apostille canadien ont eux-mêmes exprimé une grande frustration à la recherche d’informations précises sur le processus, prenant beaucoup de temps et d’énergie. Si vous utilisez un service d’apostille expert tel que International Documents Canada, vous sauvez plusieurs heures même plusieurs jours, à trouver les informations nécessaires. Si vous êtes un professionnel, la valeur du temps que vous investissez dans la navigation vous-même pour le processus d’apostille dépassera souvent de manière significative le coût de notre service.

Les inconvénients d’utiliser un service apostille ?

L’inconvénient d’utiliser un service expert d’apostille est son coût. Ce service facturera des frais pour ses services. Si vous contactez International Documents Canada, nous examinerons votre situation particulière, expliquerons le processus d’apostille et répondrons à vos questions. Ensuite, nous vous fournirons un devis détaillé à examiner afin que vous disposiez des informations nécessaires pour prendre une décision éclairée quant à la manière dont vous souhaitez procéder avec votre apostille.

Peut-ont utiliser un service d’apostille dans ma région?

Le processus d’apostille est fortement centré sur Ottawa, la capitale du Canada. C’est ici qu’Affaires mondiales Canada et les ambassades sont situés. Il est essentiel que votre fournisseur de services dispose d’une équipe expérimentée sur le terrain à Ottawa. Si vous êtes à l’extérieur d’Ottawa et qu’un fournisseur de services prétend avoir un bureau dans votre région, vous devriez vous interroger sur le fonctionnement de ce bureau. Ce bureau sera certainement l’un des suivants:

Un bureau «virtuel» qui n’a aucune expérience. Un concurrent de International Canada a ouvert des «bureaux» partout au Canada. Mais ces «bureaux» sont simplement un service de réception d’une entreprise de location de bureaux, dotée d’un réceptionniste qui dessert potentiellement des centaines de compagnies différentes. Ils ne disposent pas de leur propre personnel dans ces «bureaux» et n’offrent aucun service réel à partir de ces «bureaux». Si vous soumettez vos documents à ce bureau local, ils seront simplement envoyés à cette compagnie qui est située à Ottawa. Aucune valeur n’est ajoutée, le client est dupé et le temps est perdu en ajoutant une étape d’expédition supplémentaire.

Une compagnie spécialisée dans autre chose que le processus d’apostille canadien. En particulier, certains notaires et certaines compagnie de Visa offrent les services d’apostille au Canada parmi un vaste menu de services. Compte tenu de la complexité du processus d’apostille et des exigences qui changent souvent, le risque de retards et d’erreurs est considérablement accru si une entreprise ne traite que des documents occasionnellement. Veuillez noter que toute entreprise située à l’extérieur d’Ottawa devra toujours A) sous-traiter à une entreprise située à Ottawa, ou B) soumettre vos documents par la poste, en ajoutant des semaines au processus.

Nous sommes l’une des plus grandes compagnies spécialisées dans l’apostille canadien. Nous avons envisagé d’ouvrir des bureaux dans d’autres régions du Canada. Nous ne voyons tout simplement pas la valeur pour nos clients. Le fait que nos clients envoient leurs documents directement à nos experts à Ottawa reste le moyen le plus rapide et le plus efficace de fournir des services d’apostille.

Information additionnelle

J’espère que cet article vous a fourni les informations dont vous avez besoin pour évaluer si vous devriez utiliser un service d’apostille. Si vous êtes toujours à la recherche d’informations, le site Web de International Documents Canada regorge d’informations sur le processus d’apostille canadien et sur les services d’apostille que nous offrons. Ou mieux encore, notre personnel est disponible pour discuter de votre situation spécifique. Nos experts vous expliqueront le processus d’apostille canadie, répondront à vos questions et définiront clairement vos options. Appelez-nous sans frais au 1-888-433-1011 ou remplissez notre  formulaire rapide et nous vous contacterons rapidement.