Obtenir des documents apostillés pour l’Équateur – Étude de cas

Publié Vendredi, 4 octobre 2019

Chez International Documents Canada, nous vivons et respirons le processus de l’apostille canadien. Notre personnel expérimenté gère chaque année le processus d’apostille canadien pour des milliers de clients. Fournir des informations précises sur le processus d’apostille est une partie importante de notre travail. Mais nous sommes les premiers à admettre que le processus d’apostille canadien n’est pas le sujet le plus passionnant sur lequel écrire. Avec cette étude de cas, nous espérons vous donner un nouveau regard sur le processus d’apostille canadien d’un nouveau point de vue.

Étude de cas: Obtenir des documents apostillés pour l’Équateur

Cette étude de cas a commencé lorsqu’un client nous a demandé un devis. Elle avait besoin de plusieurs documents traités pour être utilisés en Équateur. Plus spécifiquement, la cliente (nous appellerons Mariam) a été informée qu’elle devrait avoir ces documents «apostillés» avant d’être acceptés en Équateur. Nous avons discuté avec Mariam pour nous assurer de comprendre exactement ce dont elle avait besoin. Au cours de cette conversation, nous avons confirmé les documents spécifiques qui seraient traités, expliqué le processus et répondu à ses nombreuses questions. Après notre conversation, nous avons fourni à Mariam un devis détaillé décrivant les coûts et les étapes exactes.

Une fois que Mariam a confirmé qu’elle souhaitait procéder, nous avons travaillé avec elle pour veiller à ce que ses documents soient préparés correctement pour le processus d’apostille canadienne. Cela inclut la confirmation que les documents sont des originaux et qu’ils ont des signatures acceptables pour ce processus. Mariam a ensuite envoyé ses documents par courrier à notre bureau d’Ottawa. En tout, elle avait 30 documents à traiter, dont des diplômes et des relevés de notes, des vérifications du casier judiciaire de la GRC et des lettres d’emploi.

Dès que ses documents sont arrivés à notre bureau d’Ottawa, nous avons immédiatement confirmé que tout était en ordre et ont a commencé le processus. Nous avons d’abord présenté ses documents en personne à Affaires mondiales Canada pour authentification. Tout s’est bien passé et en moins de 24 heures, nous avons pu présenter ses documents authentifiés à l’ambassade de l’Équateur pour la légalisation. La légalisation est la dernière étape du processus.

Obstacle à l’ambassade de l’Équateur

Lorsque nous avons présenté les documents de Mariam à l’ambassade de l’Équateur, on nous a dit qu’il y aurait un retard d’au moins trois semaines, car ils n’avaient pas les timbres requis en stock. Cependant, nous savions que ce délai ne fonctionnait pas pour Mariam, car ses documents avaient besoin d’être traités rapidements.

Notre équipe de spécialistes est passée en mode de résolution de problèmes. N’acceptant pas le délai de trois semaines, nous avons contacté le consulat de l’Équateur à Toronto. Nous avons confirmé qu’ils seraient en mesure de légaliser les documents immédiatement. Nous avons rapidement préparé les pièces justificatives supplémentaires requises par le consulat à Toronto et nous avons immédiatement expédié les documents de Mariam. Le consulat a pu légaliser les documents et les renvoyer à notre client en Équateur dans les 3 jours.

Nous avons économisé beaucoup de temps et de tracas à Mariam

Si Mariam avait essayé d’obtenir des documents apostillés pour l’Équateur en soumettant ces documents par courrier, elle aurait attendu plusieurs semaines pour les faire traiter, sans aucune mise à jour ni notification. Si des erreurs avaient été commises dans la préparation de ses documents, il est probable qu’elle aurait attendu plusieurs semaines avant de découvrir que ses documents avaient été mal préparés et qu’il faudrait les soumettre à nouveau.

En utilisant International Documents Canada, nous avons:

A) travaillé avec Mariam pour s’assurer que ses documents ont été préparés correctement la première fois;

B) soumis ses documents en personne tout en gérant activement le processus, et;

C) une fois que nous avons heurté un obstacle, nous avons immédiatement trouvé une solution pour elle.

Ce que Mariam a trouvé déroutant à propos du processus d’apostille canadien

Tout en répondant aux nombreuses questions de Mariam sur le processus d’apostille canadien, elle a trouvé deux points déroutant. Je vais brièvement passer en revue ces deux points, au cas où vous auriez les mêmes questions.

Point n ° 1 – Le Canada n’émet pas d’apostilles

On a dit à Mariam qu’elle devait obtenir un apostille sur ses documents canadiens. Nous annonçons que nous naviguons le processus d’apostille canadien pour nos clients. Mais pour être précis, le Canada ne publie pas d’apostilles.

Le processus d’apostille est utilisé pour vérifier l’authenticité d’un document produit dans un pays, afin qu’il puisse être officiellement reconnu dans d’autres pays. Tout pays ayant signé la Convention d’apostille de La Haye peut émettre des apostilles et reconnaîtra les apostilles émises par d’autres pays. Cependant, le Canada n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’Apostille. Par conséquent, nous ne pouvons pas émettre d’apostilles.

Comme le Canada ne peut pas émettre d’apostilles, nous avons notre propre processus équivalent appelé authentification et légalisation de documents. Donc, si on vous dit que vous devez apostiller vos documents canadiens, vous allez réellement faire authentifier et légaliser ces documents.

Bien que le Canada n’émette pas d’apostilles, le terme «apostille» est encore utilisé fréquemment dans ce pays. C’est la raison pour laquelle nous annonçons que nous offrons des «services apostille canadiens», c’est ce que plusieurs de nos clients recherchent.

Point n ° 2 – Le processus d’apostille consiste à placer un tampon et / ou un autocollant directement sur vos documents

Le processus d’apostille canadien implique le marquage permanent des documents soumis pour traitement. Affaires mondiales Canada apposera un gros timbre rouge directement sur votre document, confirmant que votre document a été authentifié. L’ambassade ou le consulat compétent ajoutera ensuite un cachet ou un autocollant de grande taille au document, confirmant que le document a été légalisé. Au début, Mariam pensait que ses documents resteraient non marqués pendant leur traitement. Elle a été surprise quand nous l’avons informée que ce n’était pas le cas.

Si vous souhaitez que vos documents ne soient pas marqués, vous avez souvent la possibilité de traiter ce que l’on appelle une copie certifiée conforme de votre document. Ceci est une copie de votre document qui a été certifiée exacte par un notaire. Cependant, il y a un avertissement important! Une copie certifiée conforme n’est pas acceptable dans tous les cas. Si vous préférez traiter une copie de vos documents plutôt que l’original, n’hésitez pas à contacter notre personnel accueillant pour en discuter.

Plus d’informations sur le processus d’apostille canadien

Nous espérons que vous avez trouvé cette étude de cas utile. Si vous recherchez plus d’informations sur le processus d’apostille canadien, notre site Web est un excellent point de départ. Il regorge  d’informations. Ou mieux encore, nous vous invitons à contacter nos spécialistes accueillant. Nous discuterons de votre situation, répondrons à vos questions et expliquerons clairement vos options – pas de pression ni d’obligation. Téléphonez-nous sans frais au 1-888-433-1011 ou remplissez notre formulaire rapide et nous vous contacterons rapidement.