Pièges courants lors de l’obtention d’un apostille canadien: Un guide pour les professionnels

Publié Vendredi, 13 septembre 2019

Chez International Documents Canada, nous sommes spécialisés dans la navigation du processus d’apostille canadien pour le compte de nos clients du Canada et du monde entier. Tout en traitant plusieurs milliers de documents par an, nous avons développé une compréhension unique des tenants et aboutissants du processus d’apostille canadien. Cet article démontre les pièges courants que vous rencontrerez lors de l’obtention d’un apostille canadien, ainsi que des stratégies pour les éviter. Cet article vise les professionnels, tels que des avocats, des notaires, personnel des ressources humaines dans les grandes entreprises et des directeurs des exportations. Cependant, les conseils ci-dessous s’appliquent à tous ceux qui ont besoin d’un apostille canadien.

Piège # 1 – L’apostille canadien n’existe pas

Commençons par un piège assez important: le fait qu’un apostille canadien n’existe pas! Un apostille peut être émise par tout pays ayant signé la Convention de La Haye sur l’Apostille. Plus de 100 pays à travers le monde sont signataires de cette convention. Malheureusement, le Canada n’en fait pas partie. Parce que le Canada n’a pas signé la convention, nous ne pouvons pas émettre d’apostilles. Au lieu de cela, nous avons notre propre processus équivalent appelé authentification et légalisation de documents.

Bien que le Canada n’émette pas d’apostilles, le terme «apostille» est encore fréquemment utilisé au Canada. Chez IDC, nous utilisons ce terme tout le temps, même si nous en savons plus, car beaucoup de nos clients l’utilisent. Éviter ce piège est simple. Si on vous a dit d’obtenir un apostille sur un document canadien, vous avez réellement besoin d’authentifier et légaliser votre document.

Piège # 2 – Erreurs dans la préparation des documents

Obtenir un apostille canadien implique de soumettre le document à Affaires mondiales Canada pour authentification, ensuite de le soumettre à l’ambassade ou au consulat compétent pour légalisation. La préparation des documents peut impliquer la notarisation du document, faire des copies certifiées conformes, la traduction d’un document et la fourniture des pièces justificatives requises. Voici quelques pièges dans la préparation de documents que nous rencontrons fréquemment:

Notarisation

Certains documents doivent être notariés par un notaire avant d’être authentifiés par Affaires mondiales Canada. Les documents qui n’ont pas besoin d’être notariés sont des documents émis par le gouvernement et portant la signature d’un agent public, tels que les certificats de mariage, de naissance et de décès, ainsi que des documents pédagogiques officiels délivrés par des universités reconnues ou des ministères de l’Éducation provinciaux. Les pièges courants que nous voyons avec la notarisation de document incluent:

  • Lors de la notarisation d’un document, le notaire appose son cachet et sa signature directement sur le document. Si le nom du notaire ou de l’avocat n’est pas inclus dans un format lisible, Affaires mondiales Canada n’authentifiera pas le document.
  • Un document de plusieurs pages a juste besoin d’être notarié une fois. Toutefois, dans certains cas, en fonction du type de document, une ambassade ou un consulat exigera que chaque page d’un document comprenne le sceau en relief du notaire.
  • Dans certains cas, nos clients doivent authentifier et légaliser un document qui ne porte pas une signature acceptable, tel qu’une vérification du casier judiciaire emis par un poste de police ou un document d’entreprise délivré par voie électronique. Ces documents peuvent être difficiles à authentifier avec Affaires mondiales Canada. Si tel est votre cas, nous vous invitons à contacter notre personnel pour discuter  vos options.

Copies certifiées conformes

Le processus d’apostille canadien (authentification et légalisation de documents) consiste à apposer deux timbres / autocollants directement sur votre document. Si vous ne voulez pas que votre document original soit modifié, vous pouvez faire appel à un notaire pour créer une copie certifiée conforme. Affaires mondiales Canada authentifiera une copie certifiée conforme. Mais le piège à surveiller est que pas toutes les ambassades et consulats légaliseront les copies certifiées conformes. Nos clients ont également constaté que les copies certifiées conformes ne sont pas toujours acceptées par le destinataire prévu. Si vous souhaitez apostiller une copie certifiée conforme d’un document au lieu de l’original, assurez-vous d’abord que cela sera acceptable pour l’ambassade ou le consulat concerné et pour la partie finale qui recevra votre document apostillé.

Traductions

Si un document n’est ni en anglais ni en français, il devra être traduit par un traducteur agréé canadien avant d’être authentifié par Affaires mondiales Canada. En outre, de nombreuses ambassades et consulats ont leurs propres exigences pour la traduction. Dans certains cas, une ambassade ou un consulat peut vous demander d’utiliser leur propre traduction interne. Pour éviter les pièges liés à la traduction, assurez-vous de bien comprendre les exigences de toutes les parties concernées en matière de traduction – Affaires mondiales Canada, l’ambassade ou le consulat concerné et le destinataire final du document.

Autres pièges dans la préparation des documents

Dans de rares cas, une ambassade ou un consulat aura des exigences spécifiques qui ne rentrent dans aucune des catégories décrites ci-dessus. Par exemple, dans certains cas, nous avons dû lier un document de plusieurs pages d’une manière spécifique avant qu’il soit accepté pour traitement.

Piège # 3 – Erreurs courantes lors de l’authentification de documents

Le piège le plus courant que nous voyons lors de l’authentification de documents à Affaires mondiales Canada est de ne pas prévoir le délai du traitement. Si les documents sont envoyés à Affaires mondiales Canada pour authentification, il faudra entre 3 et 5 semaines pour être authentifiés. Nous évitons ce piège pour nos clients en soumettant leurs documents en personne, ce qui nous permet d’authentifier les documents le jour même de leur arrivée à notre bureau à Ottawa.

L’autre piège que nous voyons avec l’authentification de documents est que, lorsque des personnes envoient des documents pour traitement, elles n’incluent pas les pièces justificatives nécessaires pour la légalisation par la suite. Affaires mondiales Canada peut envoyer des documents authentifiés à l’ambassade ou au consulat compétent pour la légalisation, sur demande. Mais vous devez inclure les informations correctes dans vos documents, ainsi qu’une enveloppe de retour pré-payée et les frais consulaires. Assurez-vous que les frais consulaires sont établis dans un format qui sera accepté!

Piège # 4 – Difficultés communes lors de la légalisation de documents

Malheureusement, la légalisation de documents présente de nombreux pièges. Les questions que vous devez poser lors de la soumission de documents à légaliser incluent:

  • Est-ce que je soumets les documents à la bonne ambassade ou au consulat? Certains pays ont une ambassade et un ou plusieurs consulats situés au Canada et ont une juridiction stricte. Par exemple, les documents de l’Ontario doivent être soumis à l’ambassade à Ottawa. Mais les documents du Québec doivent aller au consulat à Montréal.
  • Est-ce que j’ai payé les frais consulaires d’une manière acceptable pour l’ambassade ou le consulat? Certains exigent un paiement par traite bancaire ou mandat. Certains exigent un paiement via un système de paiement en ligne distinct (et compliqué) et certains exigent un paiement en dollars américains. Notez que quelques ambassades et consulats modifient leurs frais fréquemment en réponse aux fluctuations des devises.
  • Ai-je inclus les envois prépayés ou pris d’autres dispositions pour le ramassage? Certaines ambassades n’expédieront les documents traités que par un service de messagerie spécifique, tandis que d’autres utiliseront uniquement Postes Canada.
  • Ai-je préparé le document au besoin? Le document doit-il être traduit? Des pièces justificatives spécifiques sont-elles nécessaires? Est-ce que je traite des documents éducatifs ou commerciaux avec des exigences spécifiques? Dois-je fournir une lettre d’accompagnement?

Où obtenir plus d’informations

Les conseils de cet article peuvent se résumer en une simple déclaration: assurez-vous de disposer d’informations précises avant de tenter d’apostiller un document canadien. Notre site Web regorge d’informations sur le processus d’apostille canadien et constitue un excellent point de départ. Nous avons préparé une infographie fournissant un aperçu détaillé du processus d’apostille canadien qui pourrait vous être utile. Affaires mondiales Canada affiche également des informations sur l’authentification de votre document.

Pour obtenir un apostille canadien, le plus grand défi sera d’obtenir des informations précises sur la légalisation de votre document. Chaque ambassade et consulat définit ses propres exigences, lesquelles changent fréquemment. De nombreuses ambassades et consulats ont en ligne des informations incomplètes ou obsolètes. Il est également souvent très difficile de s’informer auprès d’un fonctionnaire consulaire. Si vous rencontrez des difficultés pour déterminer les exigences de légalisation spécifiques à votre situation, nous vous encourageons à contacter notre personnel accueillant. Nous suivons activement l’évolution des exigences pour l’apostille de plus de 200 missions diplomatiques au Canada. Lorsque vous nous contactez, nous examinerons votre situation, répondrons à vos questions et vous expliquerons les options qui s’offrent à vous. Aucune obligation et aucune pression. Téléphonez-nous sans frais au 1-888-433-1011 ou remplissez notre formulaire rapide et nous vous contacterons rapidement.