Le rôle des ambassades dans le processus d’apostille canadien

Publié Vendredi, 18 octobre 2019

Le processus d’apostille est utilisé pour certifier la légitimité d’un document d’un pays afin qu’il soit officiellement reconnu dans un autre pays. Si vous devez présenter des documents canadiens dans un pays étranger, vous devrez peut-être obtenir un «apostille» sur ces documents avant qu’ils ne soient acceptés.

Nous sommes spécialisés dans le processus d’apostille canadien pour nos clients. Plusieurs de nos clients savent que les ambassades participent au processus d’apostille canadien, mais ne sont pas certains de leur rôle. Cet article examine le rôle des ambassades dans le processus d’apostille canadien.

À propos du processus d’apostille canadien

Si vous connaissez déjà le processus d’apostille international, vous pouvez être dérouté par l’idée d’une implication de l’ambassade, car dans la plupart des pays, les ambassades ne jouent aucun rôle dans le processus d’apostille. Cependant, le processus est différent au Canada.

Un apostille peut être émis par tout pays signataire de la Convention de La Haye sur l’Apostille. Chaque pays signataire désigne un organisme gouvernemental responsable de la publication des apostilles. Vous soumettez vos documents à cet organisme gouvernemental, ils apostillent vos documents et vos documents seront ensuite reconnus par les autres pays signataires de la Convention de La Haye Apostille. Les ambassades ne sont généralement pas impliquées.

Cependant, le Canada n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’Apostille. Cela signifie que le Canada ne peut pas émettre d’apostille. Le Canada a plutôt un processus équivalent appelé authentification et légalisation de documents. Le terme «apostille» est encore fréquemment utilisé au Canada, mais le terme correct pour le processus canadien est «authentification et légalisation». Même si nous savons que le terme n’est pas correct, nous utilisons encore le terme «apostille canadien» car beaucoup de nos clients utilisent ce terme.

Bien que le processus d’apostille internationale et le processus canadien d’authentification et de légalisation remplissent le même objectif de vérification d’un document d’un pays afin qu’il soit accepté dans un autre pays, il existe certaines différences. Un document ayant reçu un apostille sera accepté dans la plupart des autres pays signataires de la Convention de La Haye sur l’Apostille. Un document canadien authentifié et légalisé ne sera accepté que dans le pays spécifique qui a légalisé le document. L’autre différence majeure est qu’un apostille internationale est émis par un organisme gouvernemental désigné, tandis que le processus canadien d’authentification et de légalisation implique à la fois un organisme gouvernemental ET l’ambassade du pays dans lequel vous présenterez votre document.

Les étapes du processus d’apostille canadien

Le processus d’apostille canadien – bon terme, processus d’authentification et de légalisation – comporte trois étapes:

Étape 1 – Préparation des documents

La première étape du processus d’authentification et de légalisation consiste à vérifier que vos documents répondent à toutes les exigences des Affaires mondiales Canada (étape 2 ci-dessous) et de l’ambassade ou du consulat compétent (étape 3 ci-dessous). Chaque ambassade et consulat fixe ses propres exigences quant à la préparation des documents. Il n’existe donc aucun moyen universel de préparer vos documents en vue de leur traitement. Selon les exigences de votre situation spécifique, la préparation des documents peut impliquer la notarisation de vos documents, des copies certifiées conformes, la traduction de vos documents et la fourniture des documents justificatives requises.

Étape 2 – Authentification des documents

L’authentification des documents, la deuxième étape du processus d’authentification et de légalisation, est effectuée par les Affaires mondiales Canada. Plus précisément, cette étape est réalisée par la division JLAC des Affaires mondiales Canada, située à Ottawa. Le personnel du JLAC examinera vos documents pour s’assurer qu’ils répondent à leurs exigences. Une fois satisfait, JLAC apposera un grand cachet rouge directement sur vos documents, certifiant qu’ils ont été authentifiés.

Étape 3 – Légalisation des documents

C’est ici que les ambassades jouent un rôle essentiel. La troisième et dernière étape du processus canadien d’authentification et de légalisation consiste à faire légaliser vos documents par l’ambassade ou le consulat du pays dans lequel vous les présenterez. Cette dernière étape de la légalisation des documents est décrite en détail ci-dessous.

Le rôle des ambassades dans le processus d’apostille canadien

Le processus d’apostille canadien n’est pas terminé tant que votre document n’a pas été légalisé par l’ambassade ou le consulat du pays dans lequel vous devez vous en servir. Le personnel consulaire examinera vos documents pour vous assurer que A) ils ont été authentifiés par Affaires mondiales Canada et B) que les documents répondent à leurs exigences spécifiques en matière de légalisation. Quand satisfait, l’ambassade apposera un tampon ou un autocollant directement sur vos documents. Certaines ambassades et consulats ajoutent également une page supplémentaire à vos documents. Si vos documents ne répondent pas à leurs exigences, ils vous seront retournés sans traitement. Malheureusement, si cela se produit, il peut être difficile ou coûteux de corriger ces problèmes afin de procéder à la légalisation.

Quelques points à surveiller lors de la légalisation de vos documents auprès d’une ambassade

Voici quelques points à surveiller lors de la légalisation de vos documents:

Juridiction consulaire – Certains pays ont plus d’une mission diplomatique au Canada, une ambassade et un ou plusieurs consulats. Dans ces cas, chaque mission diplomatique peut avoir compétence sur certaines régions du pays. Cela signifie que si votre document provient d’une région particulière, il ne peut être légalisé que par l’ambassade ou le consulat responsable de cette région.

Documents justificatifs et traductions – chaque ambassade et consulat définit ses propres exigences dont les documents doivent être préparés et quels documents justificatifs doivent être fournis. Dans certains cas, l’ambassade décidera même de la manière dont votre document doit être attaché. Si vous souhaitez compléter le processus d’authentification et de légalisation sans problème, il est essentiel d’obtenir des informations précises sur les critères de légalisation définis par l’ambassade ou le consulat compétent.

Paiement – L’ambassade ou le consulat compétent facturera des frais pour légaliser vos documents. Ces frais varient de modérés ($5 par document) à coûteux (plus de  $700 par document) et peuvent changer fréquemment. Les frais de légalisation demandés par certaines ambassades et consulats varient chaque mois en fonction des fluctuations entre la valeur du dollar canadien et leur monnaie nationale. La plupart des ambassades et consulats spécifieront également le mode de paiement accepté. Certaines exigent une traite bancaire ou un mandat, d’autres exigent l’argent comptant et d’autres disposent d’un système de paiement en ligne. Pour compliquer la question des paiements, certaines ambassades et consulats exigent des paiements en dollars canadiens et d’autres en dollars américains.

Comment obtenir plus d’informations sur le rôle des ambassades dans le processus d’apostille canadien?

Parfois, une ambassade a un site Web contenant des informations pertinentes, et c’est un bon point de départ. Malheureusement, nous avons constaté que de nombreuses missions diplomatiques ont des informations minimales ou inexactes sur leur site. Il peut également être difficile d’avoir un responsable consulaire pour répondre aux demandes de renseignements.

Dans ces cas, notre site Web est un excellent endroit pour commencer. Nous disposons beaucoup d’informations sur le processus d’apostille canadien (authentification et légalisation de documents). Conscients de l’importance des ambassades dans le processus d’authentification et de légalisation, nous lancerons une série de pages Web consacrées à des ambassades spécifiques. Surveillez ces pages dans les prochaines semaines.

Nous vous invitons également à nous appeler pour discuter de vos besoins en matière de traitement de documents. Nous gérons le processus d’apostille canadien pour des milliers de clients chaque année et surveillons activement l’évolution des besoins de plus de 200 missions diplomatiques au Canada. Lorsque vous nous contactez, nous discuterons de votre situation, expliquerons vos options et répondrons à toutes vos questions. Aucune obligation et aucune pression. Appelez-nous sans frais au 1-888-433-1011 ou remplissez notre formulaire rapide et nous vous contacterons rapidement.